Accounting-System

 Accounting System-கணக்கீட்டு முறைமை

கொடுப்பனவுகள்

கொடுப்பனவு தொடர்பான பொறுப்பு ( நி.பி -200 )

அரசாங்க பணத்தை செலவிடுதற்கு தகுந்த முறைமையும், போதிய அதிகாரமும் இருகின்றது என்பதனை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளும் பொறுப்பு கணக்கீட்டு உத்தியோகத்தர்களையும் பிரதான கணக்கீட்டு உத்தியோகத்தர்களையும் சார்ந்ததாகும்.

உறுதிச் சீட்டுக்களைத் தயாரித்தல் (நி.பி 225)

கொடுப்பனவுகளுக்கு பொதுவாக உபயோகிக்கப்படும் படிவங்கள்

வேதனங்களுக்கு – பொது 33

கூலிகளுக்கு – பொது 36

மேலதிக வேலை நேரக் கொடுப்பனவு- பொது 35அ

பொதுக் கொடுப்பனவு கட்டு நிதி முற்பணம் - பொது 35

வைப்பிலிருந்து கொடுப்பனவு செய்தல் - பொது 70

பயணச்செலவு கொடுப்பனவு – பொது 177 178

அரசிறையில் இருந்து மீளளிப்பதற்கு – பொது 29

வழக்காடுபவர் இடும் பணத்தை மீளெடுப்பதற்கு –CF 17

கைமாற்றல் முறைக் கொடுப்பனவு- பொது – 222

உறுதிச் சீட்டு தயார்படுத்தல்

ஒவ்வொரு உறுதிச் சீட்டும் தயாரித்தவர், பரிசோதித்தவர், கொடுப்பனவு உத்தியோகத்தர் என்போரை அடையாளம் காண சுருக்க கையொப்பம் இடப்படுதல் வேண்டும். 

மேற்கூறப்பட்டோர் மூலம் அசட்டை காரணமாக தவறுக்ள் ஏற்படும் போது அரசுக்கு ஏற்படும் நட்டத்துக்கு தாமே தனிப்பட்ட முறையில் பொறுப்பேற்க வேண்டும்.

நி.பி 200 இன் படி உறுதிச்சீட்டு தொடர்பாக கீழ்வரும் விடயங்கள் கவனத்தில் கொள்ளப்படுதல் வேண்டும்.

1) கொடுப்பனவு தொடர்பான அதிகாரங்கள் நி.பி 135, 136

2) செலவீனத் தலைப்பு சரியாக பதியப்படல் வேண்டும்

3) சேவை வழங்கல் தொடர்பான விபரம்

4) தேவையான பற்றுச்சீட்டு மற்றும் இதர இணைப்புக்கள்

5) கொடுப்பனவு பெறுபவரின் பெயர், பதவி

6) கொடுப்பனவு செய்ய வேண்டிய தொகை (எழுத்தில், இலக்கத்தில்)

7) உறுதிச் சீட்டு சரியாக நிரப்பபட்டுள்ளமை.

8) நி.பி 138 இன் படி நிதி ஒழுங்கு தொடர்பான பொறுப்புக்கள் உறுதி செய்யப்பட்டுள்ளதை ஆவண ரீதியாகவும் எழுத்து ரீதியாகவும் வழங்கப்பட்டிருத்தல்

நி.ஒ.135 நிதிக் கட்டுப்பாட்டுக் கடமைகளை கையளித்தல்

திணைக்களமொன்றின் நிதிக்கட்டுப்பாடு தொடர்பான பொறுப்புக்கள் திணைக்களத்தலைவரான கணக்கீட்டு உத்தியோகத்தருக்கு வழங்கப்பட்டுள்ளது. அவர் தனது அதிகாரத்தினை மற்றொருவருக்கு வழங்க முடியும். இவ்வாறாக அதிகாரத்தினை ஒப்படைக்கும் போது அதிகாரம் அளிக்கப்பட்டவரை நிச்சயப்படுத்தி வழங்கப்படும் அதிகார எல்லைகள் மற்றும் விதிமுறைகள் என்பவற்றை குறிப்பிட வேண்டும் 

ஒரு கணக்கீட்டு உத்தியோகத்தர் நிதி தொடர்பான தமது கடமைகளை கையளிக்கும் போது கவனத்தில் கொள்ள வேண்டிய அம்சங்கள்

1) அதிகாரம் வழங்கப்படுபவரின் தேர்ச்சி மற்றும் நிபுணத்துவம்

2) அதிகாரம் வழங்கும் முறையில் உள்ள உள்ளக பரிசோதனை முறைகளின் தன்மை

3) கொடுப்பனவு செய்தல் தொடர்பாக அதிகாரமளித்தல், அனுமதியளித்தல்,

உறுதிப்படுத்தல், கொடுப்பனவு செய்தல் 

     ஆகியவற்றுக்கு அலுவலர்களை நிச்சயப்படுத்தல்.

4) அரசிறை வருமானம் எனின் மதிப்பிடல், சேகரித்தல், வைப்பிலிடல் போன்றன தொடர்பாக தனித்தனி அலுவலர்களை நிச்சயப்படுத்தல்

5) பெயரில் அல்லது பதவியில் ஒவ்வொரு உத்தியோகத்தர்களுக்கும் நிச்சயிக்கும் வேலை அளவினை குறிப்பிட்டு கொடுக்கப்பட்ட கடமை கூறுகள் தொடர்பாக உப அட்டவணை தயார்படுத்தல்

6) நிதிக்கட்டுப்பாட்டு முறையினை மேற்பார்வை செய்தல்

7) புவியியல் மற்றும் தொழினுட்பம் தொடர்பாக விசேட கவனம் செலுத்துதல்

8) ஏதாவது உத்தியோகத்தர் கடமைக்கு சமூகமளிக்காத சந்தர்ப்பத்தில் வேலை பார்த்தல் தொடர்பான அட்டவணையின் பிரதியொன்றை அதிகாரம் வழங்கப்பட்ட அதிகாரிக்கும் கணக்காய்வு அதிபருக்கும் சமர்ப்பித்தல்.

நிதிக்கடமைகள் வழங்கப்பட்ட உத்தியோகத்தரின் கடமைப் பொறுப்புக்கள்

1) தனக்கு வழங்கப்பட்ட அதிகாரங்கள் சரியான முறையிலும் வரையறைகளை மீறாமலும் செயற்படல்

2) புதிதாக ஏற்படும் பிரச்சினைகள் தொடர்பாக கணக்கு உத்தியோகத்தருக்கு அறிவித்தல்

3) சந்தேகத்திற்கு இடமான அல்லது பிரச்சினை காணப்படுகின்ற கொடுக்கல் வாங்கல்கள் தொடர்பாக கணக்கீட்டு உத்தியோகத்தருக்கு அறிவித்தல்

4) தனக்கு வழங்கப்பட்ட அதிகாரத்தினை மீறினால் அல்லது தவறாக உபயோகித்தால் அல்லது கடமைகளை மேற்கொள்ள தவறினால் அவரே அவருடைய செயலுக்கு பொறுப்புடையவராவார்.

கொடுப்பனவு செய்தல் - அதிகாரமளித்தல் சந்தர்ப்பங்கள்

கொடுப்பனவுகள் உரிய முறையில் நிறைவு செய்யப்படுவதற்கு நான்கு கட்டங்கள் காணப்படுகின்றன.

1) நி.ஒ 136 அனுமதியளித்தல்

2) நி.ஒ 137 அதிகாரமளித்தல்

3) நி.ஒ 138 சான்றுபடுத்தல்

4) நி.ஒ 139 கொடுப்பனவு செய்தல்

வருமானம் சேகரித்தல் -  அதிகாரமளித்தல் சந்தர்ப்பங்கள்

1) நி.ஒ 142 மதிப்பீடு செய்தல்

2) நி.ஒ 175 சேகரித்தல்

3) நி.ஒ 182 ஏற்றல்

இவ்வாறு கட்டம் கட்டமாக அதிகாரம் பகிரப்பட்டதற்கான காரணங்கள்

1) உள்ளகப் பரிசோதனை

2) தவறுகள் வஞ்சனையை குறைத்தல்

3) நிதி நிர்வாகத்தை நடத்துதல்

4) ஒருவருக்கு அனைத்தையும் செய்ய முடியாத நிலை

5) விசேட அறிவு தேவைப்படல்

இவ்வாறான நோக்கங்கள் நிறைவேற்றுவதனை உறுதிப்படுத்த மேற்கொள்ளப்பட வேண்டிய நடவடிக்கைள்

1) எழுத்து மூலமாக அதிகாரத்தினை கொடுத்தல்

2) திருத்தங்கள் செய்தல்

3) விசேட பிரச்சினைகள் சமர்ப்பித்தல்

4) வரையறைகளை மீறாமல் இருத்தல்

5) கவனயீனமாக நடப்பதை தவிர்த்தல்

6) கடமைகளை மேற்கொள்வதற்கான ஏற்பாடுகள்

நி.ஒ 136 அனுமதியளித்தல்

வழங்கல் பொருட்கள் வேலைகள் சேவைகள் ஆகியவற்றை உரிமையளிப்பதற்கு அதிகாரம் அளிக்கப்பட்டுள்ள ஓர் உத்தியோகத்தர் எனஅழைக்கப்படுவதோடு அவர் பின்வரும் விடயங்கள் தொடர்பாக கணக்கீட்டு உத்தியோகத்தருக்கு பொறுப்பு கூற வேண்டும். 

1) குறிப்பிட்ட வேலை வழங்கல் சேவை ஆகியன பொருத்தமான அதிகாரத்திற்கு உட்பட்டவை எனவும்

2) குறித்த வாக்குப் பணத்தின் அல்லது அதிகாரம் பெற்ற நிதியின் கணக்குகளுக்கு உள்ளீர்க்கப்பட முடியும் என்றும்

3) ஒழுங்கு விதியில் தரப்பட்ட நடவடிக்கை யாவும் முறையாக கையாளப்பட்டுள்ளது என்றும்

4) தனது முறையான அதிகாரத்தின் குறிப்பிட்ட எல்லையை மீறுவதில்லை என்றும்

5) நிதியொழுங்கு விதியில் தரப்பட்ட நடவடிக்கை யாவும் முறையாக கையாளப்பட்டுள்ளது என்றும்

6) குறிப்பிட்ட நிதியாண்டின் கொடுப்பனவினைப் பெறுவதற்கு முற்றுப் பெற்ற செலவுகள் அவருடைய பகிர்வுகளில் பெறக்கூடிய நிதியிலும் மேம்படுவதில்லை என்றும்

7) மீதமாக உள்ள பணத்தினை நிச்சயப்படுத்தி அறிந்து கொள்ளும் வகையில் அறிக்கைகளை மாதாந்தம் உறுதிச்சீட்டுக்களை அத்தாட்சிப்படுத்தும் அலுவலருக்கு அனுப்புதல் என்றும் 

8) நிதிக்கொடுக்கல் வாங்கல் தொடர்பாக நிதி பெறக்கூடியமை அல்லது சிக்கனம் அல்லது நிதி சம்பந்தமான நேர்மைப்பாடு ஆகியவற்றுள் ஐயப்பாடு ஏற்படும் போது பின்பற்றுவதற்கு ஆவண செய்வதென்றும் கணக்கீட்டு உத்தியோகத்தருக்கு பொறுப்பு கூற வேண்டும். 

நி.ஒ 137 அங்கீகாரம்

சேவைகள் வழங்கல் ஆகியன முற்றுப் பெற்றவுடன் அவற்றை அங்கீகரிப்பதற்கு அவற்றின் கோரிக்கைகளை அனுமதிப்பதற்கும் அதிகாரம் பெற்றுள்ள ஓர் உத்தியோகத்தர் பின்வரும் விடயங்கள் தொடர்பாக கணக்கீட்டு உத்தியோகத்தருக்கு பொறுப்பு சொல்ல வேண்டும். 

1) வழங்கல் சேவை அல்லது வேலையானது அனுமதியளிக்கும் உத்தியோகத்தரினால் அல்லது ஓர் உடன்படிக்கையினால் அனுமதிக்கப்பட்டுள்ளது என்றும் 

2) வேலை அல்லது வழங்கல் சேவைகள் என்பன அதிகாரமளித்தல் உடன்படிக்கைக்கு உட்பட்டதாக செய்யப்பட்டுள்ளது என்றும் பயன்படுத்தப்பட்டுள்ள பொருட்கள் அளவு என்பன உரிய நிபந்தனைகளை பேணியுள்ளன என்றும் 

3) கொடுப்பனவிற்கான குறித்த வீதங்கள் என்பன அனுமதித்த திட்டத்திற்கு அமைய உள்ளது என்றும்

4) வேலைக்கமர்த்தும் ஒப்பந்தம் தொடர்பாக பொருத்தமான நிபந்தனைகள், விதிகள், பிரமாணங்கள் ஆகியன கடைப்பிடிக்கப்பட்டுள்ளன என்றும் 

5) வழங்கும் பொருட்கள் தொடர்பாக குறித்த ஒழுங்கு விதிகளுக்கு இணங்க, அரச கட்டளைகளுக்கு இணங்க பரிசோதிக்கப்பட்டு சரியாக பொறுப்பேற்கப்பட்டுள்ளன என்றும் 

6) மின்சாரம், நீர், தொலைபேசி ஆகியவை தொடர்பாக மின்வாசிப்பு ஒவ்வொரு மாத குறிப்பு புத்தகத்தோடு ஒப்பிட்டு அசாதாரண தொகை தொடர்பாக நடவடிக்கை மேற்கொள்வது தொடர்பாக

7) சம்பளம் கொடுப்பதாயின் சம்பளத்தின் மாற்றங்கள் சம்பளத்தின் அளவீடுகள் மாற்றங்கள் வேலை நிறுத்தம் தொடர்பாக அத்தாட்சிப்படுத்தும் அதிகாரிக்கு அறிவிப்பது தொடர்பாக

நி.ஒ 138 உறுதிச்சீட்டுக்களை அத்தாட்சிப்படுத்தல்

உறுதிச் சீட்டுக்களை அத்தாட்சிப்படுத்தும் அதிகாரம் வழங்கப்பட்ட அதிகாரி அத்தாட்சி படுத்தும் அதிகாரி என அழைக்கப்படுவதோடு 

அவர் பின்வரும் விடயங்கள் தொடர்பாக கணக்கீட்டு உத்தியோகத்தருக்கு பொறுப்பு கூற வேண்டும்.

1) ஒவ்வொரு உறுதிச் சீட்டிலும் உள்ள தொகையானது ஒரு தலைப்பு, நிகழ்ச்சித்திட்டம், கருத்திட்டம், வாக்கு பணம் என்பன பொருத்தமான கணக்குகளில் உள்ளது என்றும்

2) கொடுப்பனவு தொடர்பாக நிதியமைச்சர் மூலம் கையொப்பமிட்ட ஆணைச்சீட்டிற்கு அல்லது பிற அதிகாரத்திற்கு உட்பட்டது என்றும் 

3) கொடுப்பனவு நடப்பு நிதியாண்டின் ஏற்பாடு செய்யப்பட்ட தொகையினை மேற்படாது என்பதனையும் ஒதுக்கீட்டு ( வாக்கு பணப்பதிவேட்டில் ) பதியப்பட்டுள்ளது என்றும்

4) உறுதிச்சீட்டு பக்கத்தில் காட்டப்பட்டுள்ள பணம் பெறுவோர் கொடுப்பனவு பெறுவதற்கு உரியவர் என்பதனையும் கொடுப்பனவு செய்வதற்கு ஏற்பட்டுள்ள தொகை சரியானது என்பன பற்றியும் 

5) நிதிப்பிரமாணம் 136 137 ஏற்பாட்டின் படி ஒழுங்கு படுத்தப்பட்டு அங்கீகரிக்கப்பட்டுள்ளமை தமது தனிப்பட்ட அறிவின் படி திருப்திப்பட முடியும் எனவும் உறுதிச்சீட்டின் முன்பக்கத்தில் கையொப்பமிட்டு அங்கீகாரம் வழங்கப்பட்டுள்ளது என்றும் 

6) நிதிப்பிரமாணம் 136 137 ஏற்பாட்டின் படி உறுதிச்சீட்டுடன் இணைக்கப்பட்டுள்ள விடயங்கள் உண்மைப்பதிவுகள், கோப்புகள் என்பவற்றில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ளது என்பது பற்றியும்

7) உறுதிச்சீட்டுடன் இணைக்கப்பட்டுள்ள பற்றுச்சீட்டு உறுதிச்சீட்டு கோப்பு விபரம் கூறும் குறிப்பு உள்ளது என்றும் 

8) பொருத்தமான எல்லாக் கழிவுகளும் குறிப்பாக முற்பணங்கள் உதவுத்தொகை, மேலதிகக் கட்டணம் போன்றன அறவிடப்பட்டுள்ளது என்பது பற்றியும்

9) குறித்த உறுதிச்சீட்டானது சரிவர பூர்த்தி செய்யப்பட்டுள்ளது என்றும் சகல விபரங்களும் பூரணமாக உள்ளது என்றும் 

10) குறித்த உறுதிச்சீட்டில் உள்ள விடயங்கள் சரியானது என்றும் உறுதிப்படுத்த வேண்டும். 

நி.ஒ 139 உறுதிச்சீட்டுக் கொடுப்பனவு

அத்தாட்சிப்படுத்தப்பட்ட உறுதிச்சீட்டினை கொடுப்பனவுகளை செய்யுமாறு அதிகாரம் வழங்கப்பட்ட அலுவலர் கொடுப்பனவு செய்யும் உத்தியோகத்தர் என அழைக்கப்படுவார். அவர் பின்வரும் விடயங்கள் தொடர்பாக கணக்கீட்டு உத்தியோகத்தருக்கு பொறுப்பு கூற வேண்டும். 

1) உறுதிச்சீட்டு சரியான முறையில் அதிகாரம் பெற்றுள்ள உத்தியோகத்தர் மூலம் அத்தாட்சிப்படுத்தப்பட்டுள்ளது என்றும்

2) அத்தாட்சிப்படுத்திய பின்னர் உறுதிச்சீட்டு மாற்றங்களுக்கு உட்பட்டிருக்கவில்லை என்றும் 

3) கொடுப்பனவு செய்யும் முன் தான் அறிந்த விசேட விடயங்கள் இருப்பின் அது கவனத்தில் கொள்ளப்பட்டுள்ளன என்றும்

4) ஒவ்வொரு கொடுப்பனவின் போதும் முறையான பற்றுச்சீட்டுக்கள் பெறப்பட்டுள்ளன என்றும் 

5) காசு பெறுபவரின் அடையாளம் உறுதிப்படுத்தப்பட்டுள்ளது என்றும்

6) காசோலையில் உள்ள பெயர் உறுதிச்சீட்டில் உள்ள பெயர் என்பன ஒத்துப் போகின்றது என்பது பற்றியும்

7) உறுதிச்சீட்டில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள தொகை கொடுக்கப்பட்டுள்ளது செலுத்தப்பட்டுள்ளது எனும் பதம் பொறிக்கப்பட்டுள்ளது பற்றியும் 

8) ஒவ்வொரு கொடுப்பனவும் உடனடியாக இதற்காக விதிக்கப்பட்ட பதிவுகளில் முறையாக கணக்கு வைக்கப்பட்டுள்ளது என்பது பற்றியும்

9) தனது பொறுப்பில் உள்ள பணம் நிதி பாதுகாப்பு பூரண ஏற்பாடு செய்யப்பட்டுள்ளது பற்றியும் நாள் முடிவில் காணப்படும் பணம் மீதி காசுப்புத்தகத்தில் உள்ள மீதியுடன் ஒத்துப் போகின்றது என்பது பற்றியும்

10) காசோலையாக கொடுப்பனவு செய்யும் போது எல்லாக் கொடுப்பனவுக்கும் போதுமான வங்கி மீதி உள்ளதென்றும் 

11) காசோலையின் இலக்கம் உறுதிச்சீட்டில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ளது என்றும் 

12) குறித்த மீதி காலத்திற்கு காலம் வங்கிக் கூற்றுடன் ஒப்பிட்டு இணங்கச் செய்யப்பட்டுள்ளது என்றும் கணக்கீட்டு உத்தியோகத்தருக்கு பொறுப்பு கூற வேண்டும்.

காசோலையில் கையொப்பமிடல்

அதிகாரம் வழங்கப்பட்ட இரண்டு உத்தியோகத்தர்கள் காசோலையில் கையொப்பமிடல் வேண்டும். காசோலையில் கையொப்பமிடப்பட்ட இடத்தில் இடது பக்கத்தில் முதலாமவரும், முதலாம் வரியில் 

  முதலாவது அங்கீகாரம் வழங்கப்பட்டவர் 

கையொப்பமிடல் வேண்டும். அவரே கொடுப்பனவு செய்யும் உத்தியோகத்தராக கருதப்படுவார். அடுத்தவர் இரண்டாவது கையொப்பமிடுபவராக கருதப்படுவார். 

இரண்டாம் கையொப்பமிடுபவர் பின்வரும் விடயங்கள் தொடர்பாக கணக்கீட்டு உத்தியோகத்தருக்கு பொறுப்பு சொல்ல வேண்டும்.

1) முதலாவது கையொப்பமிடுபவருக்கு காசோலையில் கையொப்பமிட அதிகாரம் உண்டு என்பது பற்றியும்

2) முதலாமவர் கையொப்பமிட்ட பின்னர் காசோலையில் எவ்வித மாற்றங்களும் செய்யப்பட்டிருக்கவில்லை என்பது பற்றியும்

3) காசோலையில் உள்ள பெயர், வேறு விபரங்கள் உறுதிச்சீட்டுடன் உள்ள விடயங்களுடன் பொருந்துதல் பற்றியும் 

4) உறுதிச்சீட்டினை உறுதிப்படுத்தியவர் அதிகாரம் வழங்கப்பட்ட உத்தியோகத்தர் என்பது பற்றியும்

5) முதலாவது கையொப்பமிடுபவர் மூலம் உறுதிச்சீட்டு கொடுக்கப்பட்டுள்ளது எனவும் முத்திரை மீது கையொப்பமிடப்பட்டுள்ளது என்பது பற்றியும்

6) கொடுக்கப்பட்டது என்பதற்காக சுருக்க கையொப்பம் வைக்கப்பட்டுள்ளது என்பது பற்றியும்

உறுதி செய்யப்பட்ட பற்றுச் சீட்டுக்கு கொடுப்பனவு செய்தல் நி.ஒ 140

உறுதிப்படுத்தப்பட்ட உறுதிச் சீட்டு கொடுப்பனவு அனுமதிக்கும் உத்தியோகத்தருக்கு வழங்கப்படும். அவர் உறுதிச் சீட்டு அதிகாரம் வழங்கப்பட்ட உத்தியோகத்தர் மூலம் உறுதிப்படுத்தப்பட்டுள்ளது என்பது பற்றியும் தான் அறிந்த விடயங்கள் யாவும் கருத்திற் கொள்ளப்பட்டுள்ளது என்பது பற்றியும் அதற்குரிய முத்திரையைப் பதிந்து கையொப்பமிட்டு உறுதிச்சீட்டு கொடுப்பனவு அதிகாரிக்கு அனுப்புதல் வேண்டும். 

காசோலை மூலம் கொடுப்பனவு

காசோலை உரிய முறையில் அதிகாரம் வழங்கப்பட்ட இரு உத்தியோகத்தர்கள் மூலம் கையொப்பமிடப்பட வேண்டும். முதலாமவர் இடப்பக்கத்திலும் இரண்டாமவர் வலது பக்கத்திலும் கையொப்பமிடல் வேண்டும்.  

 அல்லது இரண்டாமவர் முதலாமவருக்கு கீழே கையொப்பமிடல் வேண்டும். அத்துடன் அடியிதழிலும் சுருக்க கையொப்பமிடல் வேண்டும். அத்துடன் காசேட்டிலும் உரிய இடத்தில் சுருக்க கையொப்பமிடல் வேண்டும்.

காசோலை எழுதுதல்

1) காசோலை எழுதும் போது தான் எழுதும் வசனத்திற்கு முன்போ பின்போ வேறு எழுத இடம் விடுதல் கூடாது.

2) அச்சிடப்பட்ட இடத்திற்கு அருகில் எழுத வேண்டும்

3) எழுத மேலதிக இடம் இருந்தால் கீறிடப்பட வேண்டும்.

4) காசோலையில் மாதம் எழுத்தில் எழுதப்படல் வேண்டும்.

5) பதவிப் பெயர் எழுதும் போது சுருக்கப் பெயர் பயன்படுத்தக் கூடாது

6) காசோலையில் எழுதும் விபரம் அடியிதழில் சிவப்பு பேனாவினால் எழுதப்படல் வேண்டும்.

7) காசோலையில் வருமானக் கணக்கிற்கு மாத்திரம் என கோடிடப்படல் வேண்டும்.

காசோலை தபாலிடல்

எல்லாக் காசோலைகளும் பதிவுத் தபாலில் அனுப்பப்படல் வேண்டும். அது தொடர்பான பதிவேடு பேணப்படல் வேண்டும்.

1) காசோலை எழுதிய திகதி

2) காசோலை இலக்கம்

3) பணம் வழங்கும் வங்கி

4) காசோலைத்தொகை

5) அனுப்பப்படுபவரின் முகவரி

6) உறுதிச்சீட்டு இலக்கம்

7) அனுப்பிய திகதி

8) பதிவுத் தபால் இலக்கம்

9) காசோலை கிடைக்கப் பெற்றது என பதிலனுப்பிய திகதி

10) அனுப்புவதற்கு பொறுப்பான உத்தியோகத்தரின் கையொப்பம்

காசோலையை நேரடியாக கையில் கொடுத்தல்

உரியவரினை சரியான முறையில் இனங்கண்ட பின்னர் கையில் கொடுத்தல் வேண்டும். உரியவர் தனது பிரதிநிதி மூலம் பெற்றுக் கொள்ளும் போது தனது பிரதிநிதியிடம் காசோலையை வழங்குவதற்கான கோரிக்கை கடிதம் வழங்குவதோடு பிரதிநிதியின் அடையாளம் உறுதிப்படுத்தப்படல் வேண்டும். பின்வரும் விபரங்கள் அடங்கிய பதிவேடு பயன்படுத்தப்பட வேண்டும்

1) காசோலை இலக்கம்

2) காசோலை பெயர்

3) உரிமையாளர் பிரதிநிதியின் பெயர்

4) ஆளடையாளப்படுத்துபவரின் கையொப்பம்

5) காசோலை பொறுப்பேற்பவர் பெயர்

6) உறுதிச்சீட்டு இலக்கம்

திறந்த காகோலையினை வழங்கும் போது பதவி நிலை உத்தியோகத்தர் கையொப்பம் பெறப்படல் வேண்டும். வங்கிக் கணக்கில் பணம் இல்லாத சந்தர்ப்பங்களில் காசோலை எழுதப்படலாகாது.

கொடுப்பனவு செய்யப்பட்ட உறுதிச்சீட்டுக்களின் கட்டுக்காப்பு

கொடுப்பனவு செய்யப்பட்ட உறுதிச்சீட்டுக்கள் மாதாந்த அடிப்படையில் வெவ்வேறாக இணைக்கப்பட்டு தொடராக கோவைப்படுத்தப்படல் வேண்டும்.

 அவை மாத இறுதியிலிருந்து ஆறு வாரங்களுக்கு கணக்காய்வுக்காக சமர்ப்பித்தல் வேண்டும் . கணக்காய்வுக்கு சமர்ப்பிக்க முன்னர் நன்கு பாதுகாப்பான அலுமாரியில் வைத்து பாதுகாக்கப்பட வேண்டும். குறிப்பிட்ட ஒரு உத்தியோகத்தர் மூலம் பாதுகாக்கப்பட வேண்டும்.

வைப்புக்களில் இருந்து மீளப்பெறல்

வைப்புக்களில் இருந்து மீளப்பெறல் உறுதிச்சீட்டு (பொது 70 படிவம்) பயன்படுத்தப்படல் வேண்டும். இந்நடவடிக்கை உத்தியோகத்தர்கள் இருவர் மூலம் உறுதிப்படுத்தப்படல் வேண்டும்.

முதலாவது கையொப்பமிடுபவரின் பொறுப்புக்கள்

1) கொடுப்பனவு தொடர்பாக முறையான அதிகாரம் வழங்கப்படல்

2) கொடுப்பனவு தொகை சரியானதை உறுதி செய்தல்

3) போதிய நிதி வங்கியில் உள்ளது கொடுப்பனவு தொகை வங்கி வைப்பு தொகையிலும் அதிகமாகவில்லை என்பதை ஒப்பு நோக்குதல்

4) உறுதிச் சீட்டிலுள்ள குறிப்பிடப்பட்ட பெயர் சரியானது என்பதை சரிபார்த்தல், கொடுப்பனவு ஏற்கனவே மேற்கொள்ளப்படவில்லை என்பதை உறுதி செய்தல்

5) கழிப்பனவுகள் பெறப்பட்டமை உரிய பதிவுகளில் பதியப்பட்டமையை ஒப்புநோக்கல்

தரவிறக்கம் செய்ய

விசேட அத்தாட்சிப்பத்திரங்கள் (நி.பி 237)

கொடுப்பனவு உறுதிச்சீட்ட சான்றுபடுத்தும் போது கீழ்வரும் அத்தாட்சிப்பத்திரங்கள் இணைக்கப்படல் வேண்டும்.

கொடுப்பனவு அத்தாட்சி பத்திரங்கள்

உடன்படிக்கை அல்லது ஒப்பந்தம் மூலம் செய்யப்படும் சேவை அல்லது வழங்கல் ஒப்பந்தப்படி வேலை நிறைவு செய்யப்பட்டுள்ளமை பற்றிய தரச்சான்றிதழ்

கணக்கின் பெயரில் கொடுப்பனவு சேவை வழங்கல் தொடர்பான சான்றிதழ்

நிறுத்தி வைக்கப்படும் பணம் வேலை நன்றாக நிறைவு செய்யப்பட்டது கால எல்லை கடந்து விட்டது நியதிகள் முற்றாக நிறைவேற்றப்பட்டுள்ளமை தொடர்பான சான்றிதழ்

வழங்கப்பட்ட களஞ்சியக் கொடுப்பனவு பொருட்பதிவேடு, தொகைப்பதிவேடு என்பவற்றில் பதியப்பட்டுள்ளமை

வேதனப்பட்டியல் (ஆண்டேற்றங்கள்) உத்தியோகத்தர் ஆண்டேற்றத்துக்கு தகுதியானவர் என்ற திணைக்களத்தலைவரின் சான்று, ஆண்டேற்றம் பற்றிய விபரங்கள், கால எல்லை

வேதனப்பட்டியல்கள்

ஒரு மாத வேதனத்தில் அல்லது கூலியிலிருந்து 40 வீதம் எல்லைக்குட்பட்ட கழிவுகள்

சட்டரீதியான கழிவுகள்

1) விதவைகள் அல்லது தபுதாரர் மற்றும் அனாதைகள் ஓய்வூதியக் கழிவுகள் (widow's & orphan's pension)

2) அரசாங்க சேவை ஏற்பாட்டு நிதிய அறவீடுகள்

3) உள்நாட்டு இறைவரிக் கழிப்பனவுகள் (Inland Revenue Tax Deduction)

4) உயிர் காப்புறுதிக் கட்டுப்பணம் (Life Insurance Installment )

5) விழாக்களுக்கான முற்பண அறவீடுகள் (Festival Advance)

6) வேதன முற்பண அறவீடுகள்

7) அரைச்சம்பளம், சம்பளமற்ற விடுமுறை அறவீடுகள்

8) வீடமைப்புக் கடன்கள் ( Housing Loans)

9) காப்புறுதிக்கட்டுப் பணம் 

10) அரசாங்கத்திற்கான நன்கொடை